Sözleşmenizin yasal olarak bağlayıcı olması için manuel olarak imzalanması gerekmez — bir belgeyi dijital olarak imzalayabilir ve Zoho Sign’ı kullanarak zamandan, paradan ve zahmetten tasarruf edebilirsiniz.
Evrakların giderek geçerliliğini yitirdiği günümüz dünyasında, dijital imzalara geçmek mantıklıdır. Dijital imzalar yalnızca daha hızlı ve daha kullanışlı olmakla kalmaz, aynı zamanda çevre dostudur.
Piyasada çeşitli dijital imza yazılımları varken, Zoho Sign gibi hem yetkin hem de uygun fiyatlı güvenilir bir çözüm seçmelisiniz.
Dijital İmza nedir?
Dijital imza, dijital bir belgenin, yazılımın veya mesajın gerçekliğini ve bütünlüğünü doğrulayan bir tekniktir. Belgeyi kurcalamaya ve kimliğe bürünmeye karşı korumak için kriptografi kullanır. Dijital imzalar, ABD dahil birçok ülkede yasal olarak bağlayıcı kabul edilir.
Neden bir Dijital İmzaya ihtiyacınız var?
Zamandan ve Paradan Tasarruf Edin
İmzalar için manuel belge işleme, taslağın hazırlanmasını, yazdırılmasını, taranmasını ve diğer taraflara postalanmasını içerir. İmzalandıktan sonra bunları geri almak haftalar alabilir. Dijital imza, bu görevleri ortadan kaldırarak zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.
Verimli ve Güvenli
Dijital imzalar, kağıt üzerinde yapılan geleneksel imzalara güvenli bir alternatif olarak işlev görür. Fiziksel belgeleri yazdırmanız, taramanız veya diğer taraflara göndermeniz gerekmez. Aynı zamanda sahtecilik riskini de azaltır.
Ulaşılabilirlik
Her türlü uzak ve küresel belge için dijital imza son derece kullanışlıdır. Tarafların belgeleri herhangi bir yerden güvenli bir şekilde imzalamasına yardımcı olur ve böylece iş verimliliğini artırır.
Daha İyi Şirket İmajı
Belge imzaları için kağıt kullanmanın da çevresel bir etkisi vardır. Dijital imzalar ile bunu azaltabilir ve iş dünyasında çevreye duyarlı bir izlenim yaratabilirsiniz.
Yasal Geçerlilik
Pek çok ülkede, el yazısı imzalar gibi dijital imzalar da yasal olarak geçerlidir. Bir sözleşme, sözleşme, elektronik işlem veya başka bir yasal belge olsun, dijital imzalar, mahkemede yasal olarak bağlayıcı olarak tanınmasını sağlamak için orijinalliğini ve bütünlüğünü sağlar.
Bütünlük
Dijital imza, dijital bir belgenin bütünlüğünü korumak için de yararlıdır. Benzersiz bir hash değeri oluşturmak için kriptografik algoritmalar kullanır. Birisi bu belgeyi değiştirirse, belge değişikliğinin kanıtı olarak çalışacak farklı bir hash değeri olacaktır.
İş Akışı Otomasyonu
Kâğıt tabanlı imzalar, belgelerin doğru bir şekilde imzalanmasını ve veri gizliliğinin korunmasını sağlamak için koordinasyon ve manuel takip gerektirir. Ayrıca, manuel imzalarda gecikme, hata ve ilke ihlalleri olasılığı vardır.
Dijital imzaya geçmek, tutarlı ve hatasız olan standart ve otomatikleştirilmiş bir iş akışına geçmek anlamına gelir.
Zoho Sign, Dijital İmza Konusunda Nasıl Yardımcı Olabilir?
İş belgelerini imzalamak için hala geleneksel kalem ve kağıt yöntemine bağlıysanız, Zoho Sign’ı seçmenin zamanı geldi. Bu yazılım, birkaç tıklamayla herhangi bir küresel konumdan iş belgelerinin güvenli bir şekilde imzalanmasını ve yönetilmesini kolaylaştırır.
Bu eksiksiz dijital imza uygulaması, bir belgeyi manuel olarak imzalamanın hantal sürecini ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Yardımı ile, imzalandıktan sonra değiştirilemeyen yasal olarak geçerli ve kurcalamaya dayanıklı belgeler alabilirsiniz. Ayrıca bu yazılım, imzalayanın kimliğini doğrulamanıza ve belgeleri her yerden maksimum yasal uyumlulukla imzalamanıza olanak tanır.
Şimdi Zoho Sign’ın en önemli özelliklerine bakalım.
İmzalama ve Gönderme Kolaylığı
Zoho Sign, dijital imza için belgeleri imzalamak ve göndermek için mantıklı bir yaklaşım uygular. Belgeyi kolayca yükleyebilir, alıcıları ekleyebilir ve göndermeden önce onlar için form alanları yerleştirebilirsiniz. İmzalamak için e-posta ile gönderilen bağlantıyı açmanız, gerekirse doğrulama kodunu girmeniz ve belgeyi imzalamanız gerekir.
Kusursuz Doküman Yönetimi
Bu platformdaki belgeleri yönetmek de sorunsuzdur. Belge durumunu kontrol etmenizi ve buna göre daha fazla işlem yapmanızı sağlar. Ayrıca Zoho Sign, eksiksiz denetim izleri için kullanılabilir. Size bir belge üzerinde gerçekleştirilen eylemlerin tam bir geçmişini ve bekleyen görevi olmayan belgeler için tamamlama sertifikası sunar.
Yeniden Kullanılabilir Belge Şablonları
Zoho Sign’ın şablonlar özelliği, sizi her kullanmak istediğinizde sıfırdan yeni sözleşmeler oluşturmaktan kurtarır. Profesyonel ve Kurumsal plan kullanıcısı olarak, sıklıkla kullanmanız gerekebilecek satış sözleşmeleri, işe alım sözleşmeleri ve sosyal medya politikaları için şablonlar oluşturabilirsiniz.
İş ihtiyaçlarınıza yönelik şablonları oluşturduktan sonra, bu şablonları her bir benzersiz durum için görüntüleyebilir ve düzenleyebilir, sahipliği değiştirebilir, SignForm oluşturabilir (yalnızca kuruluş yöneticileri tarafından kullanılabilir) ve şablonları silebilirsiniz. Bu şablonlar, siz onları manuel olarak silene kadar hesabınızda kalacaktır.
Belgeleri Toplu Olarak Gönderme
Zoho Sign, Toplu Gönderme özelliğini kullanarak aynı anda birden çok alıcıya bir veya daha fazla belge göndermenizi sağlar. Yalnızca Enterprise planında mevcut olup, İK yöneticilerinin bir kuruluşun amm çalışanlarına güncellenmiş politikayı imzalatmaları gerektiğinde kullanışlı olur.
Açık AI Entegrasyonu Desteği
ABD veri merkezlerini kullanan ücretli bir Zoho Sign aboneliğiniz ve kullanıcı tarafından oluşturulmuş geçerli bir OpenAI API Anahtarınız varsa, Zoho’nun AI asistanı Zia aracılığıyla ChatGPT ve OpenAI entegrasyonunu kullanabilirsiniz. Bu entegrasyonu kullanarak, belge verileriniz Open AI ile paylaşılır ve bir belge özeti almak da dahil olmak üzere çeşitli amaçlar için kullanılabilir.
AES ve QES
Tüm ücretli planların ve ABD veri merkezlerinin kullanıcıları, imzaları için Güney Afrika merkezli TrustFactory aracılığıyla AES (Gelişmiş Elektronik İmza) sertifikaları alabilirler. Kullanıcıların bu özelliği elde etmek için TrustFactory’ye kaydolması ve bu entegrasyonu yapılandırması gerekir.
Zoho Sign, AB merkezli bir kimlik doğrulama hizmeti sağlayıcısı olan Uanataca SA ile de işbirliği yapmaktadır. Yardımı ile Enterprise aboneliği kullanıcıları belgeleri QES (Nitelikli Elektronik İmza) aracılığıyla imzalayabilir.
Zoho Sign Mobil Uygulamaları
Sürekli hareket halindeyseniz Zoho Sign’ın Android veya iOS uygulamalarını mobil cihazlarınıza yükleyebilirsiniz. Bu uygulamalar, şablonları yönetmenin yanı sıra belgeleri imzalama, izleme ve göndermede eşit derecede etkilidir.
Zoho Sign API’leri
Zoho Sign ayrıca herhangi bir uygulamaya dijital imza entegrasyonu için API’ler sunar. Proje gereksiniminiz ne olursa olsun, kod örneklerini tercih ettiğiniz programlama dilinde kolayca uygulayabilirsiniz.
Esnek ve ölçeklenebilir API’ler birkaç dakika içinde uygulanabilir. Bu API’ler kullanılarak imzalanan tüm belgeler mahkemede %100 kabul edilebilir. Endüstri standardı OAuth 2.0 protokolü ile en yüksek düzeyde güvenlik elde edersiniz.
En İyi Platformlarla Entegrasyon
Kuruluşunuz için iş ve iletişim araçlarını kullanıyor olabilirsiniz. Zoho Sign, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents, Integromat gibi öne çıkan uygulamalarla entegre edilebilir.
Raporlar Oluştur
Kuruluş yöneticileri, hesabınız kullanılarak imzalanan ve gönderilen tüm belgeler için Zoho Sign tarafından oluşturulan ayrıntılı raporlara erişebilir. Belge türü, belge durumu (tamamlandı, geri çağrıldı, reddedildi, süresi doldu), belge geçerliliği ve etkinlik geçmişi için kategori filtreleri de mevcuttur.
Varsayılan olarak son 30 gün için raporlar oluşturur; ancak haftalık ve aylık olarak raporlar oluşturabilirsiniz. Raporları yerel sisteme CSV dosya biçiminde de indirebilirsiniz.
Zoho Burcu Fiyatlandırması
Tek kullanıcılar, ayda beş belge imzalamanıza izin veren Ücretsiz Zoho Sign planını seçebilir. Daha fazla gereksiniminiz varsa, kullanıcı başına aylık 10 ABD dolarından başlayan Standart, Profesyonel ve Kurumsal planlardan birini seçebilirsiniz.
Enterprise planının tüm özelliklerini deneyebileceğiniz Zoho Sign’da 14 günlük ücretsiz bir deneme var. Hatta basit ve şeffaf bir kullandıkça öde dijital imza API planına sahiptir.
Son sözler
Dijital imza, yalnızca uzaktan belge imzası için kolaylık sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kurcalamaya karşı ek bir güvenlik katmanı da ekler. Evrak gerektirmeyen ve denetim izleri için izlenebilir olan çevre dostu bir süreçtir.
Zoho Sign, belgeler oluşturmanıza ve bunları hızlı imza için başkalarına göndermenize olanak tanıyan uygun fiyatlı bir dijital imza uygulamasıdır. Küçük ve büyük şirketler ve kişisel kullanıcılar bu yazılımı yasal dokümantasyon için kullanabilirler.
Şirketler ayrıca Zoho Assist ve Zoho Bordro gibi diğer Zoho uygulamalarını da tercih edebilir.
